Resultatbudsjett – Slik setter du opp driftsbudsjett

Skal du lage et budsjett for bedriften din, men aner ikke hvor du skal starte? Kanskje synes du det er vanskelig å forstå hvilke tall som skal med og hvordan du kan bruke og lese budsjettet. I denne artikkelen skal vi ta for oss budsjettering for små bedrifter, fra begynnelse til slutt.

Hvorfor er det viktig å sette opp budsjett?

Bedriften din får flere fordeler ved å ha et budsjett:

• Du får oversikt over lønnsomheten til bedriften og muligheten til å forutse negative svingninger. Da er det enklere å legge nødvendige planer for å unngå negativ utvikling.
• Du kan legge strategiske planer rundt salg, innkjøp og produksjon basert på budsjettet. På den måten blir driften mer hensiktsmessig.
• Du kan gjøre konsekvensutredning av mulige investeringer. For eksempel regne deg fram til om en planlagt investering er gunstig for bedriften din.
• Du får tydelig oversikt over finansiering og faktiske forhold i bedriften din.

Det er ofte enklere å lage et budsjett når du har drevet bedriften en stund. Da har du tall fra tidligere perioder som et utgangspunkt for å anslå forventede inntekter og utgifter.

Hvis du ikke har regnskap og budsjett fra tidligere år må du basere budsjettet på noe som kan gi en realistisk indikasjon på inntekter og utgifter. Lag en forretningsplan og bruk den som et utgangspunkt for budsjettet.

Hvis du er usikker på hvordan du skal utforme budsjettet, kan du spørre en regnskapsfører om hjelp, eller ta utgangspunkt i denne budsjettguiden. Husk at budsjetter trenger ikke å være store og komplekse. Lag heller et budsjett som passer bedriften din som du synes er enkelt å bruke.

Hva slags budsjett passer min bedriften min?

Det finnes flere typer budsjett, og de to viktigste budsjettene for de fleste bedrifter er resultatbudsjett, også kjent som driftsbudsjett, og likviditetsbudsjett.

Resultatbudsjett

Et resultatbudsjett sier noe om hvilke inntekter og utgifter du kan forvente den kommende perioden, som regel et år. Budsjettet skal gi en indikasjon på om bedriften din kommer til å gå med overskudd eller underskudd i den kommende perioden. På den måten blir resultatbudsjettet en måling av den forventede verdiskapningen til bedriften.    

Last ned gratis mal for resultatbudsjett.        

Likviditetsbudsjett

Et likviditetsbudsjett er enkelt forklart en oversikt over pengestrømmen til bedriften din for en kommende periode – det vil si innbetalinger og utbetalinger. Et likviditetsbudsjett vil til enhver tid gi deg oversikt over betalingsevnen til bedriften din og om bedriften har overskudd og kapasitet til å kjøpe for eksempel nytt utstyr, eller om du heller bør spare penger.

Et likviditetsbudsjett er viktig å ha fordi det avdekker perioder hvor bedriftens inntekt er lavere enn utgiftene.

Mens resultatbudsjettet ser på hvilke resultater bedriften kan forvente å oppnå, ser likviditetsbudsjettet på pengestrømmen i bedriften og om den har råd til å betale de løpende utgiftene.

For å få best mulig kontroll på økonomien i bedriften bør du sette opp både resultatbudsjett og likviditetsbudsjett. Det er lurt å starte med resultatbudsjettet, da det vil hjelpe deg i arbeidet med likviditetsbudsjettet. Da har du mange detaljer klare til likviditetsbudsjettet.

Finn ut hvordan du setter opp et likviditetsbudsjett.

Slik setter du opp et resultatbudsjett for din bedrift

Det viktigste når du setter opp et resultatbudsjett er at det gir svar på det som er vesentlig for din bedrift. I et enkeltmannsforetak er det ikke nødvendig med et stort og omfattende budsjett. Hvis bedriften derimot har ansatte eller er et aksjeselskap stiller aksjelovens § 6-12 visse krav til budsjettet.  

Lag et realistisk budsjett

Budsjettet skal hjelpe deg med å drifte bedriften på best mulig måte. Unngå å lage et budsjett som er basert på ønsketenkning og baser det heller på realistiske tall. Det er spesielt enkelt å havne i denne fallgruven når du har en ny-oppstartet bedrift som ikke har tidligere regnskap å forholde seg til.

Husk å inkludere alle aspekter ved bedriften. Viktige resultatelementer som renter og avskrivninger er elementer som mange glemmer.

Et resultatbudsjett vil typisk inneholde disse postene:

Driftsinntekter

Her beregner du summen av driftsinntektene for perioden, for eksempel et år eller en måned. Husk å ta hensyn til prisutviklingen, både generelt i markedet og på egne produkter og tjenester.

For at du lettere skal kunne estimere driftsinntektene bør du sette opp et salgsbudsjett. Et salgsbudsjett sier enkelt og greit hvor mye du forventer å selge i en gitt periode, ofte et år som er delt opp i måneder. Slik ser du svingningene i salget og inntektene dine og du kan enklere ta smarte valg med bedriften din. For eksempel vil du kanskje vente med investeringer i en måned du ser for deg å ha lavere inntekt.

Variable kostnader og faste kostnader

Forskjellen på variable og faste kostnader er at variable kostnader varierer ut fra salget, produksjonen eller omsetningen, mens faste kostnader er mer konstante, og ikke varierer i like stor grad.

Eksempelvis er leien på lokalet eller lønnen til de ansatte en form for faste kostnader. Leien på lokalet øker ikke dersom du produserer flere brød i bakeriet ditt. Variable kostnader for bakeriet er for eksempel emballasje og produksjonsmidler. Bakeriet må kjøpe flere brødposer og mer mel dersom produksjonen øker og de selger flere brød.

Slik beregner du variable kostnader

Før du begynner med selve budsjetteringen av variable kostnader bør du sette opp en bidragskalkyle. Bidragskalkylen viser pris og kostnad for produktene eller tjenestene dine. Du bør lage en kalkyle for hver tjenestegruppe eller produktgruppe du tilbyr.

Når du skal lage en bidragskalkyle er det viktig å se på salgspris, produksjonstid, lønnskostnad, materialbruk og andre kostnader. En bidragskalkyle kan se slik ut:

Bidragskalkyle for joggesko – bedrift X

Salgspris (kroner pr stykk) 3000 kr
Produksjonstid (antall timer) 10 timer
Lønnskostnader (pr time) 140 kr/t
Materialkostnader (kroner pr stykk) 600 kr
Øvrige kostnader (kroner pr stykk) 150 kr

Salgsprisen er utgangspunktet for kalkylen, og herfra trekker du alle utgiftene. Salgsinntekten på 3000 kr, minus de faste utgiftene, blir i dette tilfellet 2150 kr. Etter salget av dette produktet sitter bedriften igjen med et dekningsbidrag på 850 kr. Dette tilsvarer en dekningsgrad på 28,33 prosent, som betyr at for hver krone bedriften selger får den 28,33 øre til dekning av faste utgifter og til fortjeneste.

Slik beregner du faste kostnader

Neste steg er å finne de faste kostnadene, slik at du samlet får et bevisst forhold til bedriftens produksjons- eller tjenestekostnader. De faste kostnadene varierer veldig ut i fra hva slags bedrift du har og kan for eksempel være:

• Leie av lokale
• Lønn til ansatte
• Forsikringer
• Markedsføringskostnader
• Kommunale avgifter

Last ned gratis resultatbudsjett-mal for flere forslag til faste kostnader.

Driftsresultat

Når du har budsjettert for både driftsinntekter og kostnader kommer du frem til budsjettert driftsresultat: Driftsinntekter minus variable og faste kostnader.

Driftsresultat = Driftsinntekter – variable og faste kostnader

Finanskostnader

Neste steg er å budsjettere for bedriftens renteinntekter og rentekostnader. Når du tar rentekostnadene minus renteinntektene får du netto finanskostnader. Dette beløpet trekker du fra driftsresultatet og du sitter igjen med det budsjetterte resultatet for perioden.

Resultat = Driftsresultat – netto finanskostnader

Budsjettsimulering: Slik bruker du budsjettene

Med et godt utformet salgsbudsjett, resultatbudsjett og likviditetsbudsjett får du god oversikt og innsikt over økonomien i bedriften din. Samtidig vil du kunne forutsi hvor bedriften din befinner seg underveis og etter endt budsjettperiode.

For å få mest mulig ut av budsjettet bør du teste ut forskjellige utfall og se hvilke endringer det påfører bedriften din – da har du gode forutsetninger for å kunne styre bedriften din gjennom både gode og dårlige tider. Se for eksempel for deg at:

• Bedriften øker eller minsker varelageret med 10%
• Bedriften øker prisen på en varegruppe med 1,5%
• Bedriften kjøper inn nytt utstyr
• Kredittiden reduseres med 10 dager

Slike scenarioer kan du enkelt utforske alene eller sammen med  en regnskapsfører eller revisor. Å ta stilling til slike scenarioer kan virke rart og unødvendig å gjøre, men det er en fin øvelse for å se hvordan små endringer  kan gjøre store utslag.

Sammenlign budsjettet med faktiske tall

Det er viktig å sjekke budsjettet opp mot faktiske tall – altså realiserte driftsresultater og likviditetsresultater. Dette bør du gjøre jevnlig, for eksempel hver måned. Noter ned de faktiske resultatene og sett de inn i en rapport sammen med budsjettene. Da vil du raskt og enkelt få en oversikt over hvordan bedriften gjør det  i forhold til de målene du satte deg. Noter ned tanker underveis i året, så har du både budsjett, resultater og tanker fra tidligere budsjettperiode når du skal lage et nytt budsjett for den nye kommende perioden.

Ved å stadig sjekke faktiske driftsresultater opp mot budsjetterte driftsresultater vil du tidlig få en indikasjon på eventuelle avvik. Noen avvik er naturlige og akseptable, mens andre krever at du gjør endringer i kostnader eller gjør andre konkrete tiltak for å snu negativ utvikling.