Husk å få betalt før ferien

Slik sikrer du at kundene dine betaler før ferien

Ferien er en fin tid til å samle krefter og lade opp batteriene. Hvis du har kontroll på økonomien i bedriften før ferien, slipper du komme tilbake til ekstra arbeid når du er tilbake på jobb. I tillegg kan du unngå minusresultat i f.eks. sommermånedene, som vanligvis er en rolig tid for mange bedrifter. Det er dermed viktig å ta tak i ubetalte faktura slik at bedriften din opprettholder likviditeten gjennom ferietiden.

Ta grep før ferien og sikre at kundene dine betaler det de skylder deg. Her er 3 oppgaver du bør prioritere før du tar ferie:

1. Husk å fakturere alle ordre som er ubehandlet før ferien

Et godt tips for å opprettholde god likviditet er å fakturere omgående. Hvis du likevel har en del ubehandlede ordrer i ditt system, er det lurt å fakturere disse før ferien. Etter ferien kan det være vanskelig å huske tilbake til avtaler som ble gjort før julen og sommeren. Ved å fakturere før ferien øker du sannsynligheten for at både kunden og bedriften din er på samme bølgelengde, og at begge har ordren friskt i minne. Det vil si at jo raskere du fakturerer kunden, jo mindre sannsynlighet er det for at det oppstår misforståelser og uenigheter.

Les også: 5 grep som rigger bedriften din for økonomisk vekst.

2. Følg opp alle ubetalte fakturaer og fordringer

For å få inntektene på konto før ferien, er det viktig at du følger opp alle fakturaer eller utestående beløp hos kunden. På denne måten øker sjansen for å få betalt før ferien starter. Dette bør du ha på plass for å få inn pengene raskest mulig:

Få oversikt over hvilke fakturaer som er betalt og ikke: 

Hvis du ikke har et eget system for utsendelse av purringer er det lurt å samle alle ubetalte fakturaer i en oversikt, for eksempel i et Excel-dokument. Her bør du inkludere informasjon som:

• Fakturanummer
• Kunde
• Beløp
• Fakturadato
• Forfallsdato
• Dato for førstegangs purring
• Dato for andregangs purring
• Kommentarfelt

Det er en fordel at oversikten er et levende dokument. Da kan du fortløpende oppdatere avtalte innbetalingsdatoer og registrerte innbetalinger. Du trenger med andre ord ikke investere i et komplisert regnskapssystem for å følge opp kunder som ikke har betalt.

Følg opp kundene som ikke har betalt: 

Dersom du og kunden din har har avtalt en dato for når kunden skal betale, er det viktig at du følger opp denne datoen. Det kan være lurt å notere ned disse datoene i kalenderen, i tillegg til Excel-oversikten, slik at du får en påminnelse. Hvis kunden din er i en vanskelig finansiell periode er det viktig å ha en åpen dialog på når de har mulighet til å betale. Tydelig kommunikasjon vil være en fordel for både deg og kunden - slik at dere kan beholde en god relasjonen, og begge kan ta seg en behagelig ferie.

Les også: Slik setter du opp et likviditetsbudsjett.

3. Når saken har gått for langt - send den til inkasso

Dersom du har purret og vært i dialog med kunden, men likevel ikke fått betalt, bør du vurdere å sende saken til inkasso før du tar ferie. Du kan tidligst sende inn saker til inkasso 14 dager etter første forfall. Jo tidligere du registrerer en sak til inkasso etter at fakturaen har forfalt, jo større er sjansen for at du får tilbake pengene dine.

Hvis du sliter med at kundene dine ikke betaler, kan det være lurt å vurdere om du skal benytte deg av et inkassobyrå i fremtiden. Inkasso er et effektiv virkemiddel for å få kunden din til å prioritere fakturaene fra akkurat din bedrift.